Družba Gama System je za svoj vodilni dokumentni sistem - Gama System eDocs - pridobila najširšo akreditacijo Arhiva Republike Slovenije, ki obsega podporo posameznim funkcionalnostim pri postopkih trajne hrambe in podporo spremljevalnih storitev (upravljanje dokumentarnega gradiva v fizični obliki, zajem in pretvorbi izvorne analogne v digitalno obliko, podporo množičnemu zajemu in podporo hrambe istovrstnega gradiva), kot tudi akreditacijo za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki. Slednja akreditacija Gama System eDocs je pridobljena za integracije z lastnim sistemom varne hrambe elektronskih dokumentov Gama System eArchive, posredno tudi s ponudniki storitvenega arhiviranja, ki temeljijo na dokumentni liniji Gama System, kot tudi skupaj z akreditiranim strojnim produktom IBM DR 550.
Gama System eDocs se tako pridružuje letos poleti akreditiranemu sistemu elektronske hrambe Gama System eArchive in je v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter z Enotnimi tehnološkimi zahtevami in pravili stroke. To pomeni, da v skladu z zakonodajo poteka celoten proces zajemanja, obdelave, upravljanja in varne hrambe (arhiviranja) elektronskih dokumentov, katerim je zagotovljena pravna veljavnost, brez potrebe po dokazovanju. Naročnikom seveda pomagamo vzpostaviti tudi Notranja pravila, ki morajo biti potrjena s strani Arhiva RS in so zadnji pogoj za varen prehod na elektronsko poslovanje in brezskrbno uničevanje dokumentov na papirju.
"Sistem za celovito upravljanje dokumentov Gama System eDocs je vstopna postaja za vse vrste dokumentov, s katerimi je mogoče v vsakem trenutku upravljati, jih obdelovati in načrtovati njihov življenjski cikel, ki se logično zaključi v sistemu za varno hrambo elektronskih dokumentov Gama System eArchive" je dejal mag. Marko Šobota, direktor družbe Gama System. "Pridobljena najširša akreditacija za sistem eDocs in integracijo z eArchive pomeni, da je naša dokumentna linija v celoti akreditirana, saj smo izkoristili vse možnosti akreditacije na Arhivu Republike Slovenije. Našim naročnikom je na voljo možnost, da varno preidejo na elektronsko poslovanje, brez tveganja pravnih posledic."
Gama System eDocs se od konkurenčnih produktov funkcionalno razlikuje predvsem v fazi obvladovanja dokumentov v elektronski obliki, od nastanka, do arhiviranja. Omogočeno je nadzorovanje faze izdelave, dopolnjevanja, pregleda in odobritve dokumenta, v poljubno korakih in s poljubnimi delovnimi tokovi, ki implementirajo poslovne procese naročnika. Sistem je hkrati namenjen tudi obvladovanju prejetih papirnatih dokumentov, njihovemu skeniranju, razdeljevanju, potrjevanju in arhiviranju.
Sistem eDocs spada med napredne sisteme za upravljanje z vsebinami (ECM – Enteprise Content Management), kamor vključujemo skenirane dokumente, originalne elektronske dokumente zunanjega in notranjega izvora, obrazce, predloge in nestrukturirane vsebine.
Visoko zmogljiv sistem za podporo obvladovanju elektronskih dokumentov Gama System eDocs je zasnovan za podporo delu z vsemu dokumenti v organizaciji, tako tistih, obdelanih znotraj sistema za obvladovanje elektronskih dokumentov, kot tudi izvirajočih iz drugih sistemov in okolij. Dokumentni sistem eDocs je namenjen najbolj naprednim družbam in družbam, katerih procesi so za manj zmogljive sisteme prezahtevni. Dokumentni sistem omogoča dvig stopnje upravljanja z dokumenti na višjo raven, saj poenostavlja delo zaposlenim, izboljša odzivnost in na koncu poveča uspešnost poslovanja.
Gama System eDocs je že nameščen pri vodilnih slovenskih družbah, kot so Pošta Slovenije, ELES, Elektronček, Elrad International, Metrel, SIQ, Zavod za zdravstveno varstvo Celje in drugih.
